Interview
20. Februar 2022 10:32  Uhr

Alles eine Frage des (Mitarbeiter-)Typs

Im Film „Metropolis“ verschlang ein Moloch einst Massen unterschiedsloser Arbeiter. Heute ist die Sicht auf die Belegschaft verfeinerter: Im Interview erklärt Alina Käfer vom Fraunhofer IAO, warum Arbeitgeber sich für Mitarbeitertypen interessieren sollten.

Alina Käfer ist wissenschaftliche Mitarbeiterin im Team »Workspace Innovation« des Fraunhofer IAO. Sie beschäftigt sich mit der Arbeit der Zukunft und erforscht, entwickelt und implementiert Modelle und Infrastrukturen für Büro- und Wissensarbeit. Käfer ist Teil des Innovationsverbunds Office21. Sie befasst sich mit den psychischen Auswirkungen von Arbeit und insbesondere mit mentaler Gesundheit am Arbeitsplatz. Foto: Fraunhofer IAO

Von Mechtild Nitzsche

Frau Käfer, der Umstieg von Zellen- auf Großraumbüros wurde und wird heute noch immer häufig als Goldstandard verkauft, der vor allem der so wichtigen Kommunikation zwischen den Mitarbeitern dient. Viele arbeiten heute in Großraumbüros, doch etliche fühlen sich davon überfordert und abgelenkt. Warum sollte sich das Management bei der nächsten Runde der Ausgestaltung des Büros der Zukunft mehr an den Mitarbeiterbedürfnissen orientieren – und wie könnte das ganz praktisch aussehen?

Alina Käfer: Auf jeden Fall sollte sich das Management für die Bedürfnisse seiner Mitarbeitenden interessieren! Der Fachkräftemangel und der Kampf um Talente werden nicht weniger, da sind gut gestaltete Büros ein Zeichen, dass man seine Mitarbeitenden wertschätzt. Und nicht nur das: In einer unserer Studien, der Studie „Office Analytics“ aus dem Jahr 2018, haben wir herausgefunden, dass die Zufriedenheit mit der Arbeitsumgebung wichtig für das Wohlbefinden, die Motivation und die Performanz der Mitarbeitenden ist – genügend Gründe für Unternehmen, sich mit dem Thema Arbeitswelt zu beschäftigen. Von einem Großraumbüro spricht man übrigens, wenn man mehr als 21 Arbeitsplätze in einem Raum hat. Oftmals ist es das: nur Arbeitsplätze plus Regale und sonst nicht viel mehr. Ich kann verstehen, dass sich viele Mittarbeitende in so einem Büro unwohl fühlen, mir würde es nicht anders gehen. Seit den 90ern gibt es daher das sogenannte Multispace-Konzept. In einem Multispace gibt es verschiedene Arbeitsmöglichkeiten, die man je nach Anforderung der Aufgabe nutzen kann: Zum Beispiel gibt es immer noch die klassischen Schreibtische und Besprechungsräume, dazu aber kleinere Räume für Besprechungen und Rückzug für Einzelarbeit, große informelle Zonen mit wohnlichen Möblierungselementen für Austausch und Zusammenarbeit, sowie Projekt- und Kreativflächen. Von Vorteil ist, dass Mitarbeitende hier für jede Situation einen passenden Arbeitsplatz finden, sowohl für Einzelarbeit als auch für Kommunikation. Daran gekoppelt ist oft Desksharing, ein Modell, in dem man keinen fest zugeordneten Arbeitsplatz hat, sondern sich jeden Tag einen Arbeitsplatz raussuchen kann. Dadurch können diese Flächen effizient genutzt werden.

Sie haben in Ihrer Studie 2018, also noch vor der Coronapandemie, sieben Nutzertypen und ihre Bedürfnisse an ihr Arbeitsumfeld identifiziert. Welche sind das, und muss man diese Typen – oder ihre prozentualen Anteile – nach Corona eventuell neu definieren?

Die Office Analytics Studie ist 2018 im Rahmen des Innovationsverbundes Office21 entstanden, mit den Forschungspartnern des Projekts haben wir seitdem die Arbeitstypen immer wieder verifiziert. Es gibt einerseits die Mitarbeitenden der Typen Communicator und Hypercross, die viel in geplanten Besprechungen sind, inzwischen vermehrt auch online. Daneben gibt es die Silent Worker und Thinker, die viel konzentrative Einzelarbeit haben. Und dann gibt es diejenigen, die viele spontane Gespräche oder Telefonate führen, die Caller und Traveller. Von den Arbeitstypen gibt es jeweils einen Typ, der häufig im Büro zu finden ist, und eine mobile Version. Das zeigt, dass schon zur Zeit der Studienerstellung mobil gearbeitet wurde. Daneben gibt es Mitarbeitende, die haptischen Tätigkeiten nachgehen, der Hands-on-Typ. Die Typen sind weiterhin gültig, die Anteile haben sich jedoch klar verschoben. Es gibt mehr mobile Arbeit, aber ich treffe auch viele Mitarbeitende, die gerne wieder zurück ins Büro gehen würden.

Ein Sofa in den Pausenraum stellen und hoffen, dass sich dort vermehrt ausgetauscht wird statt an den Schreibtischen, das reicht nicht aus.

Die Typisierung ist aber weniger vom jeweiligen Individuum als von der Aufgabenstellung abhängig, oder?

Ja, maßgeblich für die Einordnung sind die Arbeitstätigkeiten wie Stillarbeit, Telefonieren oder viele Meetings, und ob mehr im oder außerhalb des Büros gearbeitet wird, etwa im Homeoffice oder auf Dienstreise. Die Aufgaben geben also eine gute Richtlinie für das Arbeitsumfeld. Da Homeoffice aber teilweise auch eine Präferenzsache ist – manche fühlen sich zu Hause sehr wohl, andere möchten dort nicht so gerne arbeiten – kann man hier auch von individuenbezogener Typologisierung sprechen. Aber: Neben der Arbeit gibt es zusätzlich andere persönliche Präferenzen, die ein Büro berücksichtigen sollte. Manchen Mitarbeitenden ist eine gute Kantine wichtig, andere möchten gerne ansprechend gestaltete Pausenräume zum Kaffeetrinken. Manche Mitarbeitende haben daheim keine Ruhe und möchten im Büro daher Einzelarbeit verrichten. Ich beispielsweise gehe ins Büro, um mit anderen zusammenzuarbeiten und Social Spaces zu nutzen. Für die nächste Forschungsphase von Office21 ab April haben wir uns im Übrigen vorgenommen, die Typen zu aktualisieren und charakterliche Eigenschaften sowie Bedürfnisse neben den Kernaufgaben aufzunehmen.

Müssen Arbeitgeber, die die unterschiedlichen Nutzertypen in ihrer Belegschaft berücksichtigen wollen, ihre komplette Immobilie von Grund auf umkrempeln, oder sind Anpassungen auch in kleinen Schritten möglich?

So einfach ist das nicht. Beispielweise ein Sofa in den Pausenraum stellen und hoffen, dass sich dort vermehrt ausgetauscht wird statt an den Schreibtischen, das reicht nicht aus. Die Mitarbeitenden müssen sich an eine andere Form des Arbeitens gewöhnen, und das muss auch in der Unternehmenskultur verankert werden. Ich rate dazu, sich zu fragen: Was möchte man mit der neuen Fläche erreichen? Wie soll die zukünftige Arbeit im Unternehmen aussehen, und was braucht es dazu? Erst danach kann man sich an die Planung machen. Wichtig ist, die Mitarbeitenden kommunikativ mitzunehmen. Daher sollten Experten und Expertinnen aus Human Resources, Facility Management, IT und Kommunikation an Board sein, um das Thema ganzheitlich zu betrachten.

Ich rate dazu, sich zu fragen: Was möchte man mit der neuen Fläche erreichen?

Welcher Büronutzungstyp sind Sie eigentlich persönlich? Und finden Sie Ihre Bedürfnisse in Ihrer Arbeitsumgebung vollumfänglich berücksichtigt?

Ich bin ein Caller, das heißt ich wechsle häufig spontan zwischen Aufgaben. Momentan bin ich gezwungenermaßen im Homeoffice, doch eigentlich benötige ich den persönlichen Austausch im Büro – das „Kurz mal über den Schreibtisch rufen“ kommt bei mir sehr häufig vor. Daher benötige ich eine Arbeitsumgebung wie das Multispace, das mir einen schnellen Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben und den dazu passenden Orten ermöglicht. Ich arbeite sehr gerne an verschiedenen Orten in der Büroumgebung und brauche die Abwechslung, um auf neue Ideen und Lösungen zu kommen. Vor allem ist mein Arbeitsalltag sehr stark von einem schnellem Tätigkeitswechsel geprägt. Mal muss ich in Ruhe ein Konzept schreiben, dann telefoniere ich und wenig später halte ich einen virtuellen Workshop. Das geht nicht nur am Schreibtisch, dafür brauche ich verschiedene Umgebungen. Meine Arbeitsumgebung bietet mir das alles. Meine Kollegen und Kolleginnen und ich beschäftigen uns schließlich tagtäglich mit dem Thema und haben daher unser Büro so gestaltet, wie wir es brauchen. Im Übrigen heißt das, die Arbeitsflächen ständig anzupassen: Wir experimentieren gerne an uns selbst, welche Bausteine funktionieren und welche nicht.

Wie ist der Stand Ihres Forschungsprojekts Office 21? Wie rege war beziehungsweise ist die Beteiligung an dem Projekt, was gibt es zum Beispiel zum „Post-Corona-Office“ zu berichten?

In der aktuellen Forschungsphase haben wir uns mit Nachhaltigkeit, Homeoffice und Szenarien zur Zukunft der Bürogebäude beschäftigt, das trifft natürlich den Nerv der Zeit. Beim Thema Post-Corona-Office zeigt sich, dass viele unserer Partnerunternehmen im Innovationsverbund Office21 sehr gut aufgestellt sind, weil sie bereits vor der Pandemie sehr innovativ waren. Das oben erwähnte Multispace-Konzept ist aufgrund der Flexibilität und Anpassbarkeit sehr gut geeignet, um sich den sich schnell verändernden Anforderungen der Pandemie und der Zukunft zu stellen. Zusätzlich ist Desksharing, also das Teilen von Arbeitsplätzen, ein zukunftsfähiges Modell für eine optimale Flächenausnutzung, wenn Mitarbeitende auch in Zukunft viel im Homeoffice arbeiten möchten. Zudem zeigt sich, dass das Post-Corona-Büro so attraktiv sein muss, dass Mitarbeitende es dem Homeoffice vorziehen. Das geht nur, wenn es einen Mehrwert bietet, zum Beispiel eine besondere technische Ausstattung oder gute Services wie ein leckeres Mittagessen.

Zusätzlich ist Desksharing (…) ein zukunftsfähiges Modell für eine optimale Flächenausnutzung.

Welche Faktoren wirken – neben Corona – derzeit am deutlichsten auf die Transformation der Arbeitswelt ein? Wie wirkt sich das auf die Organisationsformen der Arbeit, aber auch auf die räumlichen Bedingungen für Bürostandorte aus?

Natürlich ist Corona ganz klar das beherrschende Thema. Wir konnten jedoch einige Trends schon zuvor beobachten, die durch die Pandemie einen enormen Schub bekommen haben. Der Wunsch nach Flexibilität, digitalisiertere Arbeitsprozesse und der Einsatz von digitalen Systemen zur Arbeitserleichterung, ein anderes Führungsverständnis – das alles zeichnet sich schon länger ab. Arbeitgeber müssen sich überlegen, wie sie diese Entwicklungen berücksichtigen können. Vor allem bei den räumlichen Bedingungen bleibt festzuhalten, dass sich die Büros verändern müssen. Nicht nur die Ausgestaltung der Fläche ist ein Faktor, auch die Flächenbedarfe verändern sich ganz klar.

Flexibilisierung der Arbeit klingt für Arbeitnehmer verlockend, doch die fehlende Grenzziehung zwischen Arbeit und Freizeit führt bereits zu neuen Überforderungen. Lässt sich das Gefühl „Ich schließe das Büro ab und bin ab jetzt bis morgen Früh privat“ irgendwie in die neue, flexiblere und voll digitale Arbeitswelt retten – oder muss es das gar nicht?

Viele Mitarbeitenden genießen die Freiheiten, weil sie jetzt endlich arbeiten können, wann sie wollen. Ich persönlich arbeite gerne frühmorgens, aber ich habe auch Kollegen, die nachts besser arbeiten. Das ist natürlich positiv, wenn man sich die Arbeit legen kann, wie man es benötigt. Auf der anderen Seite läuft man dann jedoch Gefahr, keine klare Grenze mehr ziehen zu können zwischen Arbeit und Privatleben, weil man länger erreichbar sein muss. Das muss jeder selbst entscheiden, wie stark die Diffusion der Arbeit in das Privatleben sein darf. Helfen können da klare Regeln im Team: Wer ist wann erreichbar? Wie schnell muss auf verschiedenen Kommunikationskanälen geantwortet werden? Es gibt ebenfalls Möglichkeiten, sich trotz Homeoffice von der Arbeit zu trennen: Handy ausschalten, Computer runterfahren und kurz spazieren gehen.