Digitalisierung
18. August 2021 5:54  Uhr

Die E-Rechnung hat sich etabliert

91 Prozent kommen digital: Der Großteil der Unternehmen setzt auf den elektronischen Rechnungsversand. Bei der Übermittlung strukturierter Daten zur Weiterverarbeitung gibt es noch viel Luft nach oben.

Für internationale Kunden sind mitunter spezielle Rechnungsformate nötig. Foto: Andrey Popov – stock.adobe.com

Von Robert Torunsky

REGENSBURG/MÜNCHEN. Ein gestiegenes Umwelt- und Kostenbewusstsein in der Gesellschaft hat in den vergangenen Jahren auch bei der Rechnungserstellung zu einem Umdenken und signifikanten Änderungen geführt. Um die hohen Aufwände und damit auch Kosten sowohl in ökologischer wie auch ökonomischer Hinsicht zu reduzieren, verpflichtet die Richtlinie der Europäischen Union 2014/55/EU seit Herbst 2018 auf Bundes- beziehungsweise seit Frühjahr 2020 auf Landes- und kommunaler Ebene alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) anzunehmen und zu verarbeiten. Laut dem Bayerischen Staatsministerium für Digitales ist eine E-Rechnung „viel mehr als eine eingescannte Papierrechnung oder PDF-Rechnung. Es geht um strukturierte Daten, die automatisiert übertragen werden und in die IT-Verfahren der Verwaltung einfließen.“ Dies spare nicht nur das Porto für die Rechnung, sondern vor allem Zeit und Ressourcen bei der Erfassung, Weiterverarbeitung und Auszahlung. „Da am Markt bereits eine Vielzahl unterschiedlicher, nicht interoperabler Datenformaten existiert, wurde mit der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU regulativ eingegriffen“, heißt es weiter auf der Internetseite des Ministeriums.

91 Prozent der Rechnungen kommen digital

In den Unternehmen hat sich das Versenden der E-Rechnungen bereits auf breiter Front durchgesetzt: 91 Prozent aller Unternehmen verschicken ihre Rechnungen per Mail oder HTML-Format. Das ist das Ergebnis einer aktuellen von Ibi Research an der Universität Regensburg in Zusammenarbeit mit Creditreform erstellten Unternehmensbefragung, die Payment- und Finanzprozesse im B2B-E-Commerce untersucht. Weitere verwendete Versandarten sind der traditionelle Postweg beziehungsweise die Übergabe bei Lieferung (72 Prozent), der elektronische Datenaustausch (28 Prozent), der Download von der eigenen Website oder FTP-Server (22 Prozent). Damit verzeichnete die E-Rechnung seit der ersten Erhebung der Studie in 2015 (57 Prozent) und der Wiederauflage 2017 (64 Prozent) deutliche Zuwächse. Die gleichzeitige Übertragung strukturierter Daten, die eine automatische Weiterverarbeitung ermöglicht, hat in der betrieblichen Praxis allerdings noch nicht sehr stark Einzug erhalten: Nur jedes vierte Unternehmen nutzt diese technische Möglichkeit.

Digitales oder analoges Archiv?

Auch in Sachen Archivierung setzen die meisten Unternehmen auf die Digitalisierung: 70 Prozent der Befragten gaben an, elektronisch zu archivieren. 46 Prozent verwenden weiter die Ablage in Papierform, 16 Prozent sogar ausschließlich. Große Unterschiede gibt es bei der digitalen Archivierung hinsichtlich der verwendeten Lösungen. Die große Mehrheit der Firmen (56 Prozent) nutzt Dokumenten-Management- oder ERP-Systeme, auf den Plätzen folgen die lokale Speicherung auf einem Netzlaufwerk (31 Prozent), die Nutzung eines Clouddienstleiters (20 Prozent) sowie mit jeweils 8 Prozent die Ablage in einem Mailpostfach und einem lokalen PC. Der Prozess der Rechnungsabwicklung ist bei jedem vierten kleinen Unternehmen nicht dokumentiert, über alle Unternehmensgrößen hinweg sind es immer noch 29 Prozent.

Kunden in EU-Staaten verlangen von 15 Prozent der befragten Unternehmen Rechnungen in einem bestimmten Format, 85 Prozent werden nicht mit diesen Vorgaben konfrontiert. Einen Überblick darüber, welche Rechnungen offen und welche Beträge eingegangen sind, verschaffen sich 62 Prozent der Unternehmen über ihre Finanzbuchführung, je 43 Prozent über die Debitorenbuchführung und ERP-Systeme und 30 Prozent über Warenwirtschaftssysteme.

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