Nachfolge
6. Januar 2021 6:35  Uhr

Vom Kopf in die Cloud und wieder zurück

Das Wissensmanagement in Unternehmen steht vor zwei großen Herausforderungen: Digitalisierung und Nachfolge. Vor allem im Mittelstand könnte der bevorstehende Generationenwechsel zu einem Verlust von wertvollem Wissen führen.

Beim Wissensmanagement müssen künftig menschliches Gedächtnis und digitales Betriebsgedächtnis mehr denn je in Einklang gebracht werden. | Foto: metamorworks – stock.adobe.com

Von Rebecca Sollfrank

REGENSBURG. „Derzeit gehen vor allem die geburtenstarken Jahrgänge der Babyboomer in den Ruhestand – und damit auch ihre Erfahrungen und Netzwerke zu Kunden oder Lieferanten“, sagt Sabrina Schmid, die als Innovationsreferentin bei der IHK Regensburg für Oberpfalz/Kelheim für das Thema „Wissensmanagement“ zuständig ist. Sie legt damit den Finger in eine der offenen Wunden in diesem Bereich: Wie kann man verhindern, dass der aktuelle Generationenwechsel vor allem im Mittelstand wertvolles Wissen vernichtet? Die zweite Frage betrifft alle Branchen und Unternehmen jeder Größe: „Wie schaffen wir den Übergang vom klassischen Wissensmanagement in den Köpfen zum digitalen Wissensmanagement in der Cloud?“

Wissen heißt Transparenz

„Wissan“ ist die althochdeutsche Wurzel des Wortes „wissen“, und sie bedeutet „gesehen haben“. Diese Etymologie steht für einen dringend nötigen Paradigmenwechsel im Umgang mit unternehmerischem Wissen: Transparenz statt Exklusivität. „Es gibt quasi kein elitäres Wissen mehr, das allein der Unternehmensführung oder einem begrenzten Kreis an Personen zugänglich ist“, schreibt Patrick Tarkowski im Juni 2019 auf digital-magazin.de. Er vergleicht die Digitalisierung im Wissensmanagement mit den Auswirkungen des Buchdrucks im 15. Jahrhundert. Die Digitalisierung habe Wissen endgültig zum Konsumgut gemacht, das jedem zur Verfügung stehen müsse. Auch Herrschaftswissen im Betrieb gehöre der Vergangenheit an. Die Wirtschaft kann sich dieser Entwicklung kaum entziehen. Mehr denn je hängt die Wettbewerbsfähigkeit von innovativem Wissen ab, das man vor der Konkurrenz schützen möchte.

Für die eigene Belegschaft darf das hingegen nicht gelten. Industrie 4.0 produziert täglich einen fast unerschöpflichen Strom von Prozessdaten – Informationen, die die Belegschaft permanent für ihre operative Arbeit braucht. Die Bundesinitiative Mittelstand 4.0 beschäftigt sich deshalb mit der Frage, wie Prozesswissen digital aufbereitet und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden kann. Regionale Kompetenzzentren unterstützen unter anderem Firmen dabei, ihre Prozessabläufe digital zu dokumentieren, damit sie schnell für neu zu einem Projekt stoßende Mitarbeiter verfügbar sind. Der „Schichtwechsel“ im wörtlichen und übertragenen Sinne ist deshalb auch eine der zentralen Herausforderungen beim Wissensmanagement. Das gilt sowohl für das Hinzukommen als auch für das Weggehen von Teammitgliedern.

Knackpunkt Schichtwechsel

Beim Onboarding kann die digitale Aufbereitung wichtiger Unternehmensdaten helfen, die Mitarbeit des neuen Kollegen effektiver und fehlerfreier zu gestalten. Geht ein Kollege in den Ruhestand, sollten seine prozesswichtigen Informationen am besten leicht abrufbar im Betrieb bleiben. Schwer zu digitalisieren ist allerdings ein Wissen, das in jedem Betrieb unersetzlich ist: die Erfahrung. Die Bundesinitiative Mittelstand 4.0 teilt Betriebswissen in Kategorien ein. Fach-, Arbeitsorganisations- oder Methodenwissen lassen sich problemlos digitalisieren und damit personenunabhängig erhalten. Anders sieht es aus mit dem Organisationswissen etwa über die Unternehmenshistorie. Gerade dieses kann aber wichtig sein für das Compliance-Verständnis. Noch schwieriger zu übertragen und zu erhalten ist das Beziehungswissen, das im Laufe einer Karriere durch eine Vielzahl von Kommunikationskanälen und Netzwerken entsteht.

„Herrschaftswissen“ belastet Übernahmeprozess

Besonders problematisch erweist sich das im Zusammenhang mit einer Unternehmensnachfolge. „44 Prozent der an einer Übernahme Interessierten unterschätzen nach Erfahrungen unserer Kammern die Anforderungen an die Übernahme eines laufenden Betriebes und gehen zu sehr von einer Gründung im gemachten Nest aus“, sagt Daniela Sehling von der IHK Regensburg für Oberpfalz/Kelheim. Gerade bei kleineren Unternehmen beobachteten die IHKs eine hohe Abhängigkeit vom scheidenden Inhaber. „Eine gute Überleitung ist hier zwingend erforderlich“, stellt Sehling klar. Der Knackpunkt: Gerade die derzeit scheidende Inhabergeneration sei oft noch mit Herrschaftswissen sozialisiert worden. Zum emotionalen Aspekt des Loslassens von Betrieb und Informationen komme hinzu, dass es oft an Kompetenz fehle, den Übergang digital dokumentiert zu gestalten. Deshalb sei es ratsam, beizeiten professionelle Hilfe von außen zu holen. Die IHK-Innovationsreferentin Sabrina Schmid weist explizit darauf hin, dass es im Bereich der IHK Regensburg zahlreiche Anbieter von Dienstleistungen wie Content-Sharing oder Cloudlösungen für das Wissensmanagement gebe.

Eine neue digitale Branche

Im Zuge von Digitalisierung und New Work hat sich Wissensmanagement längst sogar zum neuen Wirtschaftszweig entwickelt. Die KI-Forschung könnte ein Treiber dieser Branche werden. Das Projekt „Managed Forgetting“ beispielsweise, Teil des Schwerpunktprogramms „Intentionales Vergessen in Organisationen“ der Deutschen Forschungsgemeinschaft DFG, forscht an dieser Thematik. Die Ergebnisse sollen Mitte 2023 im Deutschen Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz (DFKI) präsentiert werden. Es geht dabei weniger um das Verlieren von Wissen, wie es der Projekttitel nahelegt, sondern vielmehr um die Verbesserung der Wissensqualität. So soll laut Christian Jilek, wissenschaftlicher Mitarbeiter und Doktorand am DFKI, ein sogenannter Informationsbutler künftig den effektiven Umgang mit aktivem und inaktivem Wissen unterstützen und so Wissensübergänge produktiver machen.

Interview

Die „Superkraft“ des Vergessens digital managen

Christian Jilek, wissenschaftlicher Mitarbeiter und Doktorand am Deutschen Forschungszentrum für künstliche Intelligenz (DFKI), spricht im Interview über das Projekt „Managed Forgetting“. Dabei geht es nicht um das Verlieren um Wissen, sondern um die Verbesserung der Wissensqualität.

Foto: Wilkening

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