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20. Mai 2020 8:33  Uhr

IT-Partner für das technisch perfekte Homeoffice

Viele Menschen arbeiten aufgrund der Coronakrise im Homeoffice – jeder Dritte will das auch danach noch tun. Die SWS Computersysteme AG bietet optimal zusammengestellte „Homeoffice-Bundles“.

Viele SWS-Mitarbeiter arbeiten seit jeher remote oder von zu Hause aus und kennen deshalb die technischen und organisatorischen Herausforderungen. Ihre Erfahrungen kommen nun den Kunden zugute. Foto: SWS

Von Stephanie Burger

REGENSBURG. Millionen Deutsche arbeiten aktuell von zu Hause aus – sie treffen Kollegen in Videokonferenzen, bearbeiten ihre Projekte mithilfe digitaler Plattformen und führen Kundengespräche via Online-Meetings. Was vor zwei Monaten noch mit viel Unsicherheit verbunden war, ist inzwischen Teil der vielbeschworenen „neuen Normalität“ in der Coronakrise geworden. Doch Homeoffice klappt nicht von alleine. Es braucht eine darauf abgestimmte Unternehmenskultur, neue Workflows und eine gewisse Zeit der Einübung. Grundvoraussetzung für effizientes uns sicheres Arbeiten am heimischen Küchentisch allerdings ist, dass Beschäftigte technisch optimal ausgestattet sind.

Der Mittelstand im Fokus

Für eine perfekte Homeoffice-Infrastruktur inklusive Remote-Strategie – unter „Remote-Work“ versteht man allgemein flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten – sorgt die SWS Computersysteme AG, ein Systemhaus, das sich auf IT-Strukturen mittelständischer Unternehmen fokussiert hat. „Seit Anfang März verzeichnen wir eine deutlich erhöhte Nachfrage nach Video- und Telefonielösungen und anderen Tools virtueller Zusammenarbeit sowie nach Sicherheitslösungen“, berichtet Vorstand Lothar Fesl. Und SWS war gut darauf vorbereitet: Bereits in der frühen Phase des Shutdowns habe man sich intensiv mit möglichen Auswirkungen auf das Arbeitsleben auseinandergesetzt und Kundenwünsche zu antizipieren versucht, sagt Fesl. „Vorteilhaft war, dass viele unserer Kollegen bereits schon vor Corona regelmäßig im Homeoffice gearbeitet haben. Wir konnten dadurch unseren eigenen Homeoffice-Anteil schnell auf 95 Prozent erhöhen. Und all die Erfahrung, die wir dadurch gewonnen haben, sowie unseren Stand der Technik machen wir für unsere Kunden nutzbar.“

SWS schnürt Homeoffice-Bundles

Der Anspruch von SWS, verlässlicher IT-Partner des Mittelstands zu sein, gilt einmal mehr in der Krise, wie Fesl betont. „Um den besonderen IT-Anforderungen in dieser Zeit auf die Spur zu kommen, haben wir uns die scheinbar einfache Frage gestellt – was brauchen Menschen, wenn das Office plötzlich zu ihnen nach Hause kommt?“ Um Antworten darauf zu bekommen, hat SWS einen Online-Workshop aufgesetzt. In diesem ging es um das technische Equipment, aber auch um organisatorische sowie mentale und physische Aspekte. „Als Ausgangspunkt und Beispiele dienten unsere eigenen Mitarbeiter. An ihrer Situation konnten wir sehr gut aufzeigen, welche Anforderungen überhaupt auftreten können“, sagt Fesl.

Gute Produkte zur perfekten Lösung verbinden

So ist da zum Beispiel Markus Leitner, SWS-Niederlassungsleiter in Regensburg, der seit Wochen mit seiner Katze im Haus festsitzt und von dort aus seiner Personalverantwortung und allem was damit zusammenhängt, nachkommen muss. Ganz andere Anforderungen hat Marketingassistentin Jennifer Fesl, die nach erst sechs Monaten in der Firma ihr Büro ins heimatliche Ankleidezimmer verlegt hat. Sie muss von dort aus beispielsweise Videobearbeitungsprogramme nutzen oder Onboardingprozesse abwickeln können. Der berufserfahrene Consultant Emanuel Graf wiederum, der sich mit seiner Partnerin das Wohnzimmer als Arbeitsplatz teilt, muss Kundengespräche und Schulungen auch von zuhause aus optimal durchführen können.

„Schon diese wenigen Beispiele zeigen, dass die Anforderungen an das technische Equipment durchaus unterschiedlich sind, aber auf ähnliche Art und Weise in fast allen Firmen auftreten. Eine zentrale Erkenntnis aus dem Workshop war deshalb – es greift zu kurz, Produkte anzubieten, wir müssen vielmehr in Lösungen denken“, sagt Fesl. Die Idee der „Homeoffice-Bundles“ war geboren – Lösungspakete aus Produkten führender Hersteller wie Cisco, Citrix, Microsoft oder Sophos. „Damit können wir die meisten Kundenanforderungen abdecken – und der Kunde muss sich nicht im Einzelnen überlegen, welcher Hersteller beispielsweise die beste Zwei-Faktor-Authentifizierung bietet oder welches Produkt für das Arbeiten mit Plattformen besonders geeignet ist.

Lösung für virtuelles Bürgerbüro

Gerade schnürt SWS ein weiteres Bundle – für das „virtuelle Bürgerbüro“. Damit soll Parteienverkehr auf Basis modernster Cisco-Webex-Technologie virtuell abgewickelt werden können. „Behörden stehen vor dem Bedarf, die Möglichkeiten ihres Parteienverkehrs zu überdenken. Denn auch wenn die Bürgerbüros nun wieder öffnen, möchten viele Menschen nicht mehr hingehen“, meint Fesl. Grundanforderung des virtuellen Bürgerbüros ist es, dass jeder Bürger per Video zu jedem hinterlegten Sachgebiet und zu jedem teilnehmenden Ratsmitglied Kontakt aufnehmen kann. Außerdem gehört dazu das Teilen von Inhalten wie Bebauungsplänen, Urkunden und sonstigen Medien sowie ein virtueller Wartebereich.

Die Umsetzung der Homeoffice-Bundles in den Unternehmen und Behörden könne je nach IT-Affinität des Kunden in jeglicher Tiefe erfolgen, sagt Fesl. „Auch Trainings für die Mitarbeiter können wir natürlich anbieten.“ „Remote“ heißt in Coronazeiten auch die Devise bei der Implementierung – denn der Infektionsschutz hat oberste Priorität.

SWS schließt Digitalisierungslücken

Fesl ist überzeugt, dass die Coronakrise einen allgemeinen Digitalisierungsschub in Deutschland auslösen wird. „Corona hat die Digitalisierungslücken Sdeutlich gemacht. Ich denke, jeder hat in seiner Firma welche entdeckt – auch wir. Im Homeoffice sitzend haben wir festgestellt, dass es da noch das eine oder andere Dokument gab, das manuell von allen Vorständen unterzeichnet werden musste. Nun haben wir auch diesen Prozess digitalisiert.“ Nach der Phase aktueller Krisenbewältigung werde die Digitalisierung in Deutschland eine neue Stufe erreichen, meint Fesl. „Wir merken bereits jetzt schon, dass sich die Art unserer Kundengespräche ändert. Bislang wurden wir um IT-Lösungen gebeten, jetzt geht es mehr um Prozesse und Services. Denn Unternehmen, die Homeoffice machen, benötigen genau das, eine stärkere Serviceorientierung und strukturierte Prozesse.“ Auch Lösungen aus der Cloud werden nach Ansicht Fesls perspektivisch zunehmen. „Will man dieser Krisenzeit etwas positives abgewinnen, dann ist es sicherlich der ohnehin dringend benötigte Fortschritt in der Digitalisierung“, betont er.

Experte für moderne IT-Infrastruktur

Und auch das Homeoffice beziehungsweise das mobile Arbeiten allgemein wird sich nach Ansicht des SWS-Vorstandes etablieren. „In der Politik wird ein Recht auf Homeoffice diskutiert, Unternehmen haben gesehen, dass es funktioniert und Arbeitnehmer fordern es zunehmend ein. Ich glaube deshalb nicht, dass wir nach Corona wieder in die alte Welt der Präsenzkultur zurückkehren werden.“ Und auch im Hinblick auf das Fachkräfte-Recruiting werde es immer wichtiger, mobiles Arbeiten anbieten zu können. „Es gehört einfach zur Grundeinstellung der jungen Menschen aus der Generation Y und Z, von überall aus Informationen beziehen und arbeiten zu können. Die Firmen müssen entsprechende Plattformen schaffen“, so Fesl. Das mobile Arbeiten werde zudem auch die Organisationsstrukturen in den Firmen verändern. Insbesondere die Organisationsform „Shared Desk“, bei der rund 20 Prozent weniger Arbeitsplätze vorgehalten werden als es Mitarbeiter gibt, wird laut Fesl verstärkt Einzug in die Unternehmen halten.

„Ich hoffe sehr, dass wir die Coronakrise gut bewältigen und die Chancen ergreifen, die sich nun an verschiedenen Stellen auftun“, betont Fesl. SWS werde die mittelständischen Unternehmen dabei begleiten – in der Akutphase der Krise und auch danach, wenn es darum gehen wird, mit moderner IT-Infrastruktur und neuen Homeoffice-Optionen wieder voll durchzustarten. Es muss ja nicht gleich „Homeoffice forever“ sein, wie es ein bekannter Social-Networking-Dienst seinen Beschäftigten kürzlich in Aussicht gestellt hat.

Die IT zum Partner in der Krise machen
Das Funktionieren der IT-Infrastrukturen ist die Grundvoraussetzung, um Arbeitsprozessen aufrechterhalten zu können – gerade in Zeiten der Krise. SWS greift deshalb aktuelle IT-Themen auf und setzt sie für ihre Kunden in kostenfreie Workshops um.  Mehr …