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20. August 2020 6:08  Uhr

Landratsamt hat ab sofort auch virtuell geöffnet

Die Domstadt macht ernst in Sachen Behördendigitalisierung: Das Landratsamt Regensburg führt gemeinsam mit der SWS Computersysteme AG das „virtuelle Bürgerbüro“ ein.

Harald Hillebrand, Referent der Landrätin, SWS-Vorstandsvorsitzender Christian Schreiner (v. li.) und Landrätin Tanja Schweiger freuen sich über den Start des virtuellen Bürgerbüros. | Foto: Hans-Christian Wagner

Von Stephanie Burger

REGENSBURG. Nicht vorhersehbare Wartezeiten, Parkplatzsuche, umfangreiche Formulare und Öffnungszeiten während der eigenen Arbeitszeit – jeder, der schon einmal ein Auto angemeldet, einen neuen Personalausweis beantragt oder seinen Wohnsitz umgemeldet hat, kennt die typischen Herausforderungen rund um den Behördengang.

Die Coronakrise hat einmal mehr deutlich gemacht: Online sind Behörden kaum bis gar nicht zu erreichen. Inzwischen können die Bürger zwar die meisten Ämter wieder persönlich aufsuchen, aber aufgrund weiterhin eingeschränkter Öffnungszeiten und Abstandsregeln gestalten sich Behördengänge noch zeitaufwendiger als vor der Krise. Ein innovatives Pilotprojekt aus Regensburg kann damit nun Schluss machen, zumindest für die Bürgerinnen und Bürger im Landkreis Regensburg: Im Landratsamt hat ein virtuelles Bürgerbüro eröffnet, das der realen Behörde mit vielen ihren Ämtern nahezu 1:1 entspricht.

Mehr als eine Videokonferenz

Ideengeber und Projektpartner ist die SWS Computersysteme AG. „Ausgangspunkt war die Frage: Was brauchen unsere Kunden in Zeiten der Pandemie? Unsere Antwort: Die Möglichkeit, Behördengänge und Parteiverkehr auch digital anbieten zu können“, erklärt Ariane Schreiner, Account Managerin bei SWS. So habe man eine auf Kommunen zugeschnittene Softwarelösung entwickelt, die es ermöglicht, dass Bürger und Landratsamt-Bedienstete in personalisierten Videokonferenzen unkompliziert miteinander in Kontakt treten können. „Das virtuelle Bürgerbüro ist aber weit mehr als nur eine Videokonferenz-Technologie. Als Abbild eines realen Bürgerbüros bietet es die gleichen Services. Vor allem lösen wir damit eine wesentliche Herausforderung des virtuellen Behördengangs, die darin besteht, diesen auch spontan machen zu können“, sagt Schreiner. Eine Nummer ziehen, sich in den Wartebereich setzen, auf den Aufruf warten und dann bei einem freien Mitarbeiter eingelassen werden – all diese Schritte können mithilfe der neuen Lösung digital erfolgen.

Mit wenigen Mausklicks zum Ziel

Die Nutzeroberfläche auf beiden Seiten ist so einfach gestaltet, dass wenige Mausklicks zum Ziel führen. Für den Bürger beginnt der Behördengang auf der Homepage des Landratsamts, auf der er eine Übersicht über alle Bereiche mit entsprechenden Öffnungszeiten findet. Zusätzlich kann er im virtuellen Wartebereich direkt erkennen, ob ein Büro geöffnet hat, ob sich der zuständige Mitarbeiter gerade in einem Termin befindet und wie viele Personen noch vor ihm warten. Der Mitarbeiter auf der anderen Seite „holt“ den Bürger durch einen Klick in sein Büro – und das Gespräch kann sofort beginnen. „Wichtig dabei ist, dass der Bedienstete zu jeder Zeit die absolute Kontrolle über den virtuellen Behördengang hat“, betont Schreiner. Neben der Liveberatung bietet die Lösung viele weitere Möglichkeiten. So können beispielsweise Dokumente und Bildschirmansichten geteilt und Formulare gemeinsam befüllt werden.

Selbstverständlich werbefrei

„Den Beteiligten wird zu keinem Zeitpunkt Werbung eingeblendet oder zugesandt. Die von SWS entwickelte Lösung ‚Virtuelles Bürgerbüro‘ nutzt Cisco Webex als Plattform“, so Schreiner. „Wir haben uns für Webex entschieden, weil es höchste IT-Security-Anforderungen erfüllt. Die Bundeskanzlerin, die bayerische Staatskanzlei und der G20-Gipfel nutzen diese Lösung.“ Darüber hinaus erfülle Webex natürlich auch die Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und werde in europäischen Rechenzentren gehostet. Über weitere Details informiert Stefan Biebl, der als Leiter der Abteilung digitale Prozesse bei SWS maßgeblich für das Pilotprojekt zuständig ist. „Die Webex-basierte Lösung ermöglicht es, zusätzlich zum Punkt-zu-Punkt-Meeting spontan weitere Personen, beispielsweise von anderen Fachämtern, oder einen Übersetzer dazu zu holen“, erklärt Biebl. Für Kunden aus dem kommunalen Bereich habe die Anwendung auch den Vorteil, dass sie sich in jede Plattform integrieren lässt. „Das virtuelle Bürgerbüro ist ein Cloud-Dienst und kann deshalb mit jedem Gerät und überall genutzt werden“, betont Biebl. Auch der Bürger benötige lediglich einen Laptop, ein Tablet, einen PC oder ein Smartphone, um virtuell ins Amt gehen zu können.

Viele weitere Features möglich

Die Lösung könne sehr schnell implementiert werden, da sie ein flexibler, deutscher Cloud-Dienst sei, so der Entwickler. Hinzu komme lediglich noch die obligatorische Schulung der Mitarbeiter, die ein fester Bestandteil der SWS-Lösung ist. „Ganz wesentlich ist es, die Mitarbeiter mit der Lösung vertraut zu machen. Die Anwendung selbst ist zwar unkompliziert, aber sie geht ja mit neuen Prozessen einher, die eingeübt werden wollen. Es ist normal, dass da gewisse Hemmnisse bestehen“, meint Biebl. Doch bereits im Pilotprojekt habe sich herausgestellt, dass auch „digital zurückhaltendere“ Mitarbeiter recht schnell vom virtuellen Bürgerbüro begeistert waren.

Aktuell arbeitet das SWS-Entwicklerteam bereits an weiteren Features für die Anwendung, wie dem digitalen Signieren, einer elektronischen Bezahlmöglichkeit und einer individuellen Terminvereinbarung. „Wir haben noch sehr viele Erweiterungsideen für das virtuelle Bürgerbüro“, betont Biebl. Ähnlich zahlreich seien auch die möglichen Anwendungsfälle, ergänzt Schreiner. Von Videokonferenzen mit Bürgermeistern über Pressekonferenzen bis hin zu Bürgersprechstunden der Landrätin – viele in der analogen Welt zeitaufwendige Termine lassen sich virtuell ganz einfach organisieren.

Interview

Coronakrise gab den Anstoß zu innovativer Lösung

Ariane Schreiner, Key Account Managerin bei SWS Computersysteme, spricht im Interview über die Möglichkeiten des virtuellen Bürgerbüros: Die Lösung soll nach Abschluss des Pilotprojekts weit über die Grenzen Bayerns hinaus ausgerollt werden.

Foto: SWS Computersysteme

Hier geht’s zum Interview.